Management Pengendalian Mutu, Tepat Biaya, Tepat Waktu dan Tepat Mutu

Management Pengendalian Mutu, Tepat Biaya, Tepat Waktu dan Tepat Mutu

Definisi Management Pengendalian Mutu

Menurut Ishikawa (1995) menyatakan bahwa pengendalian mutu adalah pelaksanaan langkah-langkah yang telah direncanakan secara terkendali agar semuanya berlangsung sebagaimana mestinya, sehingga mutu produk yang direncanakan dapat tercapai dan terjamin.n

Sedangkan manajemen mutu adalah suatu proses manajemen dengan pendekatan perilaku atau budaya organisasi yang berorientasi pada peningkatan mutu terus-menerus dan kepuasan pelanggan dengan dukungan komitmen kepemimpinan, kebersamaan karyawan serta secara lintas fungsional, menyeluruh terpadu dengan pendekatan sistem dan di dasari metode ilmiah dan pemecahan masalah serta pengambilan keputusan.

Manajemen mutu juga mempunyai beberapa pengertian. Menurut Ishikawa dalam M. N. Nasution (2001), manajemen mutu adalah gabungan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.

Definisi lainnya mengatakan bahwa manajemen mutu merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Pengendalian mutu (quality control) dalam manajemen mutu merupakan suatu sistem kegiatan  teknis yang bersifat rutin yang dirancang  untuk mengukur dan menilai mutu produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan.

Manajemen mutu sendiri mempunyai tiga unsur utama, seperti yang dinyatakan oleh M. N. Nasution (2001) yaitu sebagai berikut:

1.    Strategi nilai pelanggan

Nilai pelanggan adalah manfaat yang dapat diperoleh pelanggan atas penggunaan barang/jasa yang dihasilkan perusahaan dan pengorbanan pelanggan untuk memperolehnya. Strategi ini merupakan perencanaan bisnis untuk memberikan nilai bagi pelanggan termasuk karakteristik produk, cara penyampaian, pelayanan, dan sebagainya.

2.    Sistem organisasional

Sistem organisasional berfokus pada penyediaan nilai bagi pelanggan. Sistem ini mencakup tenaga kerja, material, mesin, metode operasi dan pelaksanaan kerja, aliran proses kerja, arus informasi, dan pembuatan keputusan.

3.    Perbaikan kualitas berkelanjutan

Perbaikan kualitas diperlukan untuk menghadapi lingkungan eksternal yang selalu berubah, terutama perubahan selera pelanggan. Konsep ini menuntut adanya komitmen untuk melakukan pengujian kualitas produk secara kontinu, akan dapat memuaskan pelanggan.

B.     PENDEKATAN

 Dasar menerapkan sistem manajemen mutu adalah pendekatan proses. Sebelum  memulai pekerjaan kita harus merencanakan proses-proses apa yang harus dilakukan, termasuk mempelajari dulu metode yang akan digunakan, serta menetapkan bagaimana mutu yang harus dicapai pada setelah proses dilaksanakan. Merencanakan proses-proses tersebut harus ditulis atau digambar dengan jelas atau didokumentasikan, sehingga semua orang yang terkait dengan pekerjaan tersebut dapat memahaminya dan konsisten melaksanakannya.

C.     PRINSIP

 Ada Delapan Prinsip Manajemen Mutu :

1.      Customer Focused Organisation ( Fokus pada  Pelanggan )

2.      Leadership ( Kepemimpinan )

3.      Involvement of People ( Keterlibatan Sumber Daya Manusia )

4.      Process Approach ( Pendekatan Proses )

5.      System Approach to Management ( Pendekatan Sistem Manajemen )

6.      Continuous Improvement ( Perbaikan yang Kontinu )

7.      Factual Approach to Decision Making ( Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan )

8.      Mutually Benefical Supplier-Relationship ( Hubungan Kerjasama yang Saling Membutuhkan dengan Supplier )

D.    PELAKSANAAN MANAJEMEN MUTU

1.      Customer Focused Organisation ( Fokus pada  Pelanggan )

Organisasi tergantung pada pelanggan  dan karena itu harus memahami kebutuhan saat ini dan masa depan. Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata – mata untuk memuaskan cutomer.

Pelaksanannya :

a.    Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan

b.    Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

c.    Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan keseluruh organisasi

d.   Ukur kepuasaan pelanggan lalu ambil; tindakan dari hasil pengukuran

e.    Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan

2.   Leadership ( Kepemimpinan )

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal di mana orang bisa sepenuhnya terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Berfungsi sebagai dalam mengawal implemetasi system bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan komitmen yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap element organisasi.

Pelaksanannya :

a.         Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan

b.        Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan

c.         Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan

d.        Ciptakan dan sokong nilai – nilai kebersamaan, kejujuran, dan model tugas etis pada semua level organisasi

e.         Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap kontribusi setiap orang

3.   Involvement of People ( Keterlibatan Sumber Daya Manusia )

Orang-orang di semua tingkatan adalah inti dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka yang penuh  memungkinkan kemampuan mereka  digunakan untuk manfaat organisasi

Pelaksanannya :

a.    Upayakan setiap orang memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka

b.    Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung jawab mereka

c.    Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk melaksanakannya

d.   Fasilitasi agar orang bebas berbagi pengetahuan/pengalaman dan berinovasi

e.    Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahannya

4.    Process Approach ( Pendekatan Proses )

Hasil keinginan tercapai lebih efisien bila sumber daya terkait dan kegiatan dikelola sebagai suatu proses.

Pelaksanannya :

a.    Secara sistematis menentukan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

b.    Menganalisa dan mengukur kapailibitas aktivitas – aktivitas

c.    Upaya akan agar proses lebih singkat dan efektif dan tidak berbelit – belit

5.      System Approach to Management ( Pendekatan Sistem Manajemen )

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola sistem proses yang saling terkait untuk tujuan tertentu meningkatkan efektivitas organisasi dan efisiensi. Iimplementasi sistem ini mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (manajemen) proses bukan sekedar menghilangkan masalah. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensimasalah.

Pelaksanannya :

a.    Penyusunan sistem untuk mencapai sasaran organisasi dengan telah efektif dan efisien

b.    Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses pada sistem

c.    Memberi pemahaman terbaik tugas – tugas / tanggung jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional

d.   Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi

6.   Continuous Improvement ( Perbaikan yang Kontinu )

Perbaikan terus-menerus harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.

Pelaksanannya :

a.    Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performasi.

b.    Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran sistem

c.    Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

d.   Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan

7.      Factual Approach to Decision Making ( Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan )

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi)setiap keputusan dalam implementasi sistem selalu didasarkan pada fakta dan data

Pelaksanannya :

a.    Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dipercaya

b.    Sediakan data yang dapat diakses oleh yang menggunakan

c.    Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid

8.       Mutually Beneficial Supplier-Relationship ( Hubungan Kerjasama yang Saling Membutuhkan dengan Supplier )

Pelaksanannya :

a.     Suatu organisasi dan Supplieradalah saling tergantung, dan hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Supplier bukanlah pembantu, tetapi mitra usaha bisnis partner karena harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang

b.    Sinergikan keahlian dan sumber daya dengan pemasok.

PENGENDALIAN BIAYA, MUTU DAN WAKTU

Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian proyek

Pengendalian biaya pelaksanaan diproyek

 Pengendalian waktu

 Pengendalian mutu

Pengendalian biaya, mutu dan waktu merupakan bagian yang utama agar suatu proyek dapat diselesaikan dengan waktu yang tepat, biaya yang kompetitif dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan memenuhi persyaratan pelanggan.

Proses pengendalian hasil pekerjaan merupakan persyaratan standar yang mencakup :

 uraian karekteristik hasil pekerjaang  prosedur dan instruksi kerja  penggunaan peralatan yang sesuai peralatan ukur yang dikalibrasi  pelaksanaan pengukuran dan pemantauan  penyerahan dan pemeliharaan proyek.

Pengendalian biaya, mutu dan waktu merupakan lingkup utama seorang pelaksana dalam menjalankan pelaksanaan pekerjaan, guna diperoleh hasil yang memuaskan bagi pengguna jasa sesuai ketentuan dan persyaratan dalam spesifikasi teknik.

Dalam pekerjaan konstruksi di perlukan suatu mekanisme manajemen dan mekanisme pengendalian guna mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek tepat mutu, biaya dan waktu yang mencakup aspek teknis dan administratif.

Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian  kegiatan tersebut merupakan suatu ukuran keberhasilan apabila mutu produk akhir dicapai sesuai dengan perencanaan teknis dan sesuai koridor waktu yang telah disepakati sejak diterapkannya spmk sampai fho  tahapan dari kegiatan tersebut meliputi :

 1. Persiapan dokumen

2. Rencana pelaksanaan proyek

3. Persiapan fisik lapangan

4. Proses pembayaran

5. Penyesuaian/ perubahan biaya

6. Perselisihan

7. Serah terima

Pengedalian biaya pelaksanaan

 secara konseptual pengendalian biaya terfokus pada kondisi rentabilitas dan likuiditas agar perimbangan pendapatan dan biaya proyek tetap terjaga.

Dilihat dari sudut rentabilitas dan likuiditas kondisi proyek dibagi dalam 4 (empat) kelompok :

1. Rentabilitas bagus dan likuiditas bagus.

2. Rentabilitas bagus dan likuiditas jelek.

3. Rentabilitas jelek dan likuiditas bagus.

4. Rentabilitas jelek dan likuiditas jelek.

Besar kecilnya modal yang diperlukan dalam suatu proyek dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain :

1. Persyaratan pembayaran yang diatur dalam kontrak.

2. Kebijakan opersional (pelaksanaan kegiatan proyek).

Grafik penerimaan

Grafik biaya