PENGGUNA JASA, PENYEDIA JASA, AUDITOR, 5 M, EFEKTIF dan EFISIEN

PENGGUNA JASA

Ada beberapa definisi tentang pengguna jasa antara lain :

- Pengguna Jasa (1) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 9 UU Nomor 13 Tahun 1992 Tentang Perkeretaapian).

- Pengguna Jasa (2) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 10 UU Nomor 14 Tahun 1992 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan).

- Pengguna Jasa (3) adalah orang perseorangan atau badan sebagai pemberi tugas atau pemilik pekerjaan/proyek yang memerlukan layanan jasa konstruksi.” (Pasal 1 Angka 3 UU Nomor 18 Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi).

- Pengguna Jasa (4) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 23 Tahun 2007 Tentang Perkeretaapian).

- Pengguna Jasa (5) adalah perseorangan atau badan hukum yang menggunakan jasa Perusahaan Angkutan Umum.” (Pasal 1 Angka 22 UU Nomor 22 Tahun 2009 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan).

- Pengguna Jasa (6) adalah pihak yang menggunakan jasa Pihak Pelapor.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 8 Tahun 2010 Tentang Pencegahan Dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang).

Dalam PPh final atas usaha jasa konstruksi tentang peraturan pemerintah (PP) Nomor 51 tahun 2008  “pajak atas penghasilan dari kegiatan usaha jasa konstruksi” juga di jelaskan definisi pengguna jasa.

Dalam PP ini dijelaskan bahwa :

Pengguna Jasa adalah orang pribadi atau badan termasuk bentuk usaha tetap, yang memerlukan layanan jasa konstruksi.

PENYEDIA JASA

Definisi penyedia barang jasa :

Penyedia barang jasa adalah istilah untuk badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah di Indonesia Penyedia Barang Jasa wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1.      Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan kegiatan/usaha

2.      Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan Barang/Jasa;

3.      Memperoleh paling kurang 1 (satu) pekerjaan sebagai Penyedia Barang Jasa dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak;

4.      Ketentuan sebagaimana dimaksud pada huruf c di atas, dikecualikan bagi Penyedia Barang Jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;

5.      Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan Barang Jasa;

6.      Dalam hal Penyedia Barang Jasa akan melakukan kemitraan, Penyedia Barang Jasa harus mempunyai perjanjian kerja sama operasi/ kemitraan yang memuat presentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut;

7.      Memiliki Kemampuan Dasar (KD) untuk usaha non-kecil, kecuali untuk Pengadaan Barang dan Jasa Konsultansi;

8.      Khusus untuk Pelelangan dan Pemilihan Langsung Pengadaan Pekerjaan Kontsruksi memiliki dukungan keuangan dari bank;

9.      Khusus untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan jasa Lainnya harus memperhitungan Sisa Kemampuan paket (SKP) sebagai berikut: SKP = KP – P; KP = nilai Kemampuan Paket, dengan ketentuan:

-          untuk Usaha Kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 5 (lima) paket pekerjaan;

-          untuk usaha non kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 6 (enam) atau 1,2 (satu koma dua) N.

10.  Jumlah paket yang sedang dikerjakan.

11.  Jumlah paket pekerjaan terbanyak yang dapat ditangani pada saat bersamaan selama kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.

12.  Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana, yang dibuktikan dengan surat pernyataan yang ditandatangani Penyedia Barang/Jasa;

13.  Sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (PPTK Tahunan) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 21, PPh Pasal 23 (bila ada transaksi), PPh Pasal 25/Pasal 29 dan PPN (bagi Pengusaha Kena Pajak) paling kurang 3 (tiga) bulan terakhir dalam tahun berjalan;

14.  Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak;

15.  Tidak masuk dalam Daftar Hitam

16.  Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman; dan

17.  Menandatangani Pakta Integritas.

AUDITOR

Audit secara umum merupakan suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence) perihal pernyataan ekonomi dan kegiatan lain. Hal ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan (D.R. Carmichael dan J.J. Wilingham, 1987). Sedangkan audit proyek didefinisikan oleh Leo Herbert (1979) sebagai

1.      Merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup jumlahnya, relevan, dan kompeten

2.      Dilakukan oleh auditor yang bebas (independent)

3.      Dengan tujuan audit yaitu untuk menjawab beberapa pertanyaan :

-          Apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak?

-          Apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang?

-          Apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif?

Auditor mengambil keputusan atau pendapat dari bahan pembuktian, dan melaporkannya kepada pihak ketiga serta melengkapi bahan bukti untuk meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan efektifitas proyek.

Arti dan proses audit secara umum mencakup :

1)      Kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah sistematis mengikuti urutan yang logis

2)      Pengkajian secara objektif; dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak berperan dalam objek yang akan diaudit.

3)      Diperlukan bahan bukti (evidence) yaitu fakta atau data dan informasi yang mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor

4)      Ada kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar atau menyimpang

5)      Ada kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor

Tahap audit proyek adalah :

1)      Survey pendahuluan

2)      Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen

3)      Pemeriksaan terinci

4)      Penyusunan laporan

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan diluar aspek utama :

·         Organisasi, otorisasi, dll

·         Perencanaan dan jadwal

·         Kemajuan pelaksanaan pekerjaan

·         Mutu barang dan pekerjaan

·         Administrasi, pembelian dan jasa

·         Engineering

·         Konstruksi

·         Anggaran, pendanaan, akuntansi, dll

·         Perundang-undangan dan peraturan pemerintah

Faktor keberhasilan proyek :

1.      Misi proyek harus memiliki definisi awal tentang tujuan yang jelas mengenai diadakannya proyek, serta garis besar petunjuk cara atau strategi mencapainya

2.      Dukungan dari pimpinan teras

3.      Perencanaan dan jadwal

4.      Konsultasi dengan pemilik proyek

5.      Personil

6.      Kemampuan teknis

7.      Acceptance dari pihak pemilik dalam hal ini pemilik ikut melakukan inspeksi, uji coba dan sertifikasi pada tahap implementasi dan terminasi

8.      Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik

9.      Komunikasi untuk mencegah duplikasi kegiatan, salah paham atau salah pengertian diantara para peserta proyek

10.  10.Troble shooting; akan membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi jauh sebelum permasalah terjadi.

Prosedur auditor :

Tahapan Perencanaan. Sebagai suatu pendahuluan mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar obyek yang akan diperiksa sehingga menghasilkan suatu program audit yang didesain sedemikian rupa agar pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien.

Mengidentifikasikan resiko dan kendali. Tahap ini untuk memastikan bahwa qualified resource sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik.

Mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti melalui berbagai teknik termasuk survey, interview, observasi, dan review dokumentasi. Mendokumentasikan dan mengumpulkan temuan-temuan dan mengidentifikasi dengan audit. Menyusun laporan. Hal ini mencakup tujuan pemeriksaan, sifat, dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan.

PENJELASAN TENTANG 5M

        Manajemen konstruksi adalah bagaimana sumber daya yang terlibat dalam proyek dapat diaplikasikan secara tepat. Sumber daya dalam proyek konstruksi dikelompokkan dalam 5M (manpower, material, mechines, money and method). Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.

Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan bahwa manajemen berutama mengelola sumber daya manusia, bukan material atau finansial. We are managing human resources. Selain manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

Model 5 M

1)      Man (manusia)

2)      Man atau manusia merupakan model 5 m yang merujuk pada manusia sebagai tenaga kerja.

3)      Machines (mesin)

4)      Machines atau mesin merujuk pada mesin sebagai fasilitas/alat penunjang kegiatan perusahaan baik operasional maupun nonoprasional.

5)      3)      Money (uang/modal)

6)      Uang dalam hal ini adalah merujuk pada uang sebagai modal untuk pembiayaan seluruh kegiatan perusahaan.

7)      Method (metode/prosedur)

8)      Yang keempat adalah method atau prosedur yang merujuk pada metode/prosedur sebagai panduan pelaksanaan kegiatan perusahaan.

9)      Materials (bahan baku)

10)  Dan yang terakhir adalah material atau bahan baku yakni merujuk pada bahan baku sebagai unsur utama untuk diolah sampai menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen.

EFEKTIF DAN EFISIEN

A.    Definisi Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif

Efektif yaitu usaha guna mendapatkan tujuan, hasil dan target yang diharapkan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. tanpa memperdulikan biaya yang harus dikeluarkan.

Pekerjaan efektif berhubungan dengan perencanaan, penjadwalan dan juga pengeksekusian keputusan yang tepat. Suatu pekerjaan bisa dikatakan efektif jika tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya berhasil dicapai.

Efektif yaitu cara mencapai suatu tujuan dengan pemilihan cara yang benar dari beberapa pilihan alternatif, kemudian mengimplimentasikan pekerjaan itu dengan tepat dengan waktu yang cepat.

Sedangkan, Efisien adalah mengharuskan seseorang untuk menyelesaian suatu pekerjaan dengan hemat, cepat, selamat danjuga tepat waktu dimana juga mengharuskan seseorang bekerja dengan maksimal tanpa harus mengeluarkan banyak biaya.

Pengertian Efesien

Pengertian efisien adalah cara mencapai suatu tujuan dengan menggunakan sumber daya yang minimal namun dengan hasil maksimal.

Pekerjaan efisien sendiri bisa dilakukan dengan mengevaluasi, membuat perbandingan antara masukan dan pengeluaran yang diterima. Efisien memiliki arti mencari cara terbaik untuk mencapai suatu tujuan.

Definisi efektif menurut beberapa ahli

·         Efektif adalah suatu pencapaian target ataupun tujuan dalam waktu batas yang telah ditentukan dan tanpa harus memperdulikan semua biaya yang sudah dikeluarkan.

·         Efektif yaitu sesuatu hal yang dianggap bisa berhasil dan secara tepat waktu sesuai dengan yang diharapkan.

·         Efektif merupakan sesuatu hal yang bisa mencapai hasil akhir sesuai dengan waktu yang diinginkan seseorang.

·         Efektif merupakan suatu perbandingan antara input dengan output dalam berbagai aktifitas suatu kegiatan sehingga dengan pencapaian suatu tujuan itu bisa dipenuhi dari beberapa banyaknya kualitas dan kuantitas hasil kerja dan batas waktu yang sudah ditetapkan.

·         Efektif adalah suatu kemampuan menghasilkan hasil yang sesuai dengan keinginan karena sesuatu yang efektif maka bisa memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Definisi efisien menurut beberapa ahli

·         Efisien adalah suatu pencapaian tujuan ataupun target dengan memakai biaya (input) dalam jumlah yang sama demi menghasilkan hasil lebih besar.

·         Efisien ialah suatu usaha yang paling tepat untuk menghasilkan segala sesuatu yang dikehendaki atau di inginkan

·         Efisien merupakan suatu aktifitas meminimalisir pemborosan serta kerugian sumber daya untuk melaksanakan dan menghasilkan sesuatu.

·         Efisien merupakan sejauh mana tenaga, waktu serta usaha yang dipakai demi untuk melakukan sesuatu kegiatan.

·         Efisien adalah kemampuan dalam bekerja maksimal guna memberikan hasil yang terbaik dengan memakai sedikit waktu, uang atau hal lain secara efektif.

·         Efisien ialah kemampuan dalam melakukan suatu kegiatan guna memberikan hasil yang memuaskan tetapi tak memboroskan waktu, energy ataupun uang.

B.     Perbedaan Efisien dan Efektif

1.      Efisien

-          Menunjukan bagaimana susuatu diselesaikan dengan baik

-          Hanya mengenai tindakan hal yang benar, yaitu menyelesaikan suatu masalah lebih cepat atau lebih murah.

-          Melakukan seseatu dengan cara yang optimal

2.      Efektif

-          Menunjukan bagaimana sesuatu dapat dipergunakan

-          Suatu tindakan atau menggunakan hal-hal yang benar, yaitu hal-hal yang da[at menghasilkan sesuatu yang positif

-          Melakukan tugas yang tepat, menyelesaikan kegiatan dan mencapai tujuan  

C.     Contoh

Contoh yang sangat sederhana dalam memahami efesien dan efektif yaitu sebagai berikut

Dari Lampung, Ana ingin pergi ke Surabaya untuk berlibur, dalam hal ini Ana bisa pergi menuju Surabaya dengan efektif saja, efisien saja atau dengan cara yang efektif dan efisien.

Jika Ana pergi ke Surabaya memakai Pesawat dengan tiket Rp. 1.500.000 dan sampai dalam waktu 1,5 jam. Maka Ana melakukan pekerjaan itu dengan Efektif, namun Tak Efisien. Karena Ana harus mengeluarkan biaya yang mahal untuk sebuah perjalanan tersebut.

Jika Ana pergi ke Surabaya memakai Bus Ekonomi dengan harga Rp. 100.000 dan sampai dalam waktu 18 jam, maka Ana melakukan perjalanan itu dengan Efisien, Namun kurang Efektif.

Agar perjalanan Ani mampu dilakukan secara efektif dan efisien, maka Ana harus memikirkan bagaimana caranya agar ia sampai di Surabaya dengan biaya yang murah, tapi tak terlalu menghabiskan banyak yang waktu di jalan. Ana bisa memilih (misalnya) memakai kereta yang harganya murah dan durasi perjalannya juga tak terlalu lama atau alternatif lainnya karena belum ada rel kereta dari lampung hingga surabaya sampai detik ini.

Definisi Management Pengendalian Mutu

Menurut Ishikawa (1995) menyatakan bahwa pengendalian mutu adalah pelaksanaan langkah-langkah yang telah direncanakan secara terkendali agar semuanya berlangsung sebagaimana mestinya, sehingga mutu produk yang direncanakan dapat tercapai dan terjamin.n

Sedangkan manajemen mutu adalah suatu proses manajemen dengan pendekatan perilaku atau budaya organisasi yang berorientasi pada peningkatan mutu terus-menerus dan kepuasan pelanggan dengan dukungan komitmen kepemimpinan, kebersamaan karyawan serta secara lintas fungsional, menyeluruh terpadu dengan pendekatan sistem dan di dasari metode ilmiah dan pemecahan masalah serta pengambilan keputusan.

Manajemen mutu juga mempunyai beberapa pengertian. Menurut Ishikawa dalam M. N. Nasution (2001), manajemen mutu adalah gabungan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.

Definisi lainnya mengatakan bahwa manajemen mutu merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Pengendalian mutu (quality control) dalam manajemen mutu merupakan suatu sistem kegiatan  teknis yang bersifat rutin yang dirancang  untuk mengukur dan menilai mutu produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan.

Manajemen mutu sendiri mempunyai tiga unsur utama, seperti yang dinyatakan oleh M. N. Nasution (2001) yaitu sebagai berikut:

1.      Strategi nilai pelanggan

Nilai pelanggan adalah manfaat yang dapat diperoleh pelanggan atas penggunaan barang/jasa yang dihasilkan perusahaan dan pengorbanan pelanggan untuk memperolehnya. Strategi ini merupakan perencanaan bisnis untuk memberikan nilai bagi pelanggan termasuk karakteristik produk, cara penyampaian, pelayanan, dan sebagainya.

2.      Sistem organisasional

Sistem organisasional berfokus pada penyediaan nilai bagi pelanggan. Sistem ini mencakup tenaga kerja, material, mesin, metode operasi dan pelaksanaan kerja, aliran proses kerja, arus informasi, dan pembuatan keputusan.

3.      Perbaikan kualitas berkelanjutan

Perbaikan kualitas diperlukan untuk menghadapi lingkungan eksternal yang selalu berubah, terutama perubahan selera pelanggan. Konsep ini menuntut adanya komitmen untuk melakukan pengujian kualitas produk secara kontinu, akan dapat memuaskan pelanggan.

B.     PENDEKATAN

 Dasar menerapkan sistem manajemen mutu adalah pendekatan proses. Sebelum  memulai pekerjaan kita harus merencanakan proses-proses apa yang harus dilakukan, termasuk mempelajari dulu metode yang akan digunakan, serta menetapkan bagaimana mutu yang harus dicapai pada setelah proses dilaksanakan. Merencanakan proses-proses tersebut harus ditulis atau digambar dengan jelas atau didokumentasikan, sehingga semua orang yang terkait dengan pekerjaan tersebut dapat memahaminya dan konsisten melaksanakannya.

C.     PRINSIP

 Ada Delapan Prinsip Manajemen Mutu :

1.      Customer Focused Organisation ( Fokus pada  Pelanggan )

2.      Leadership ( Kepemimpinan )

3.      Involvement of People ( Keterlibatan Sumber Daya Manusia )

4.      Process Approach ( Pendekatan Proses )

5.      System Approach to Management ( Pendekatan Sistem Manajemen )

6.      Continuous Improvement ( Perbaikan yang Kontinu )

7.      Factual Approach to Decision Making ( Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan )

8.      Mutually Benefical Supplier-Relationship ( Hubungan Kerjasama yang Saling Membutuhkan dengan Supplier )

D.    PELAKSANAAN MANAJEMEN MUTU

1.      Customer Focused Organisation ( Fokus pada  Pelanggan )

Organisasi tergantung pada pelanggan  dan karena itu harus memahami kebutuhan saat ini dan masa depan. Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata – mata untuk memuaskan cutomer.

Pelaksanannya :

a.       Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan

b.      Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

c.       Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan keseluruh organisasi

d.      Ukur kepuasaan pelanggan lalu ambil; tindakan dari hasil pengukuran

e.       Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan

2.      Leadership ( Kepemimpinan )

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal di mana orang bisa sepenuhnya terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Berfungsi sebagai dalam mengawal implemetasi system bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan komitmen yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap element organisasi.

Pelaksanannya :

a.       Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan

b.      Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan

c.       Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan

d.      Ciptakan dan sokong nilai – nilai kebersamaan, kejujuran, dan model tugas etis pada semua level organisasi

e.       Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap kontribusi setiap orang

3.      Involvement of People ( Keterlibatan Sumber Daya Manusia )

Orang-orang di semua tingkatan adalah inti dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka yang penuh  memungkinkan kemampuan mereka  digunakan untuk manfaat organisasi

Pelaksanannya :

a.       Upayakan setiap orang memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka

b.      Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung jawab mereka

c.       Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk melaksanakannya

d.      Fasilitasi agar orang bebas berbagi pengetahuan/pengalaman dan berinovasi

e.       Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahannya

4.      Process Approach ( Pendekatan Proses )

Hasil keinginan tercapai lebih efisien bila sumber daya terkait dan kegiatan dikelola sebagai suatu proses.

Pelaksanannya :

a.       Secara sistematis menentukan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

b.      Menganalisa dan mengukur kapailibitas aktivitas – aktivitas

c.       Upaya akan agar proses lebih singkat dan efektif dan tidak berbelit – belit

5.      System Approach to Management ( Pendekatan Sistem Manajemen )

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola sistem proses yang saling terkait untuk tujuan tertentu meningkatkan efektivitas organisasi dan efisiensi. Iimplementasi sistem ini mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (manajemen) proses bukan sekedar menghilangkan masalah. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensimasalah.

Pelaksanannya :

a.       Penyusunan sistem untuk mencapai sasaran organisasi dengan telah efektif dan efisien

b.      Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses pada sistem

c.       Memberi pemahaman terbaik tugas – tugas / tanggung jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional

d.      Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi

6.      Continuous Improvement ( Perbaikan yang Kontinu )

Perbaikan terus-menerus harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.

Pelaksanannya :

a.       Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performasi.

b.      Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran sistem

c.       Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

d.      Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan

7.      Factual Approach to Decision Making ( Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan )

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi)setiap keputusan dalam implementasi sistem selalu didasarkan pada fakta dan data

Pelaksanannya :

a.       Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dipercaya

b.      Sediakan data yang dapat diakses oleh yang menggunakan

c.       Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid

8.      Mutually Beneficial Supplier-Relationship ( Hubungan Kerjasama yang Saling Membutuhkan dengan Supplier )

Pelaksanannya :

a.       Suatu organisasi dan Supplieradalah saling tergantung, dan hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Supplier bukanlah pembantu, tetapi mitra usaha bisnis partner karena harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang

b.      Sinergikan keahlian dan sumber daya dengan pemasok.

PENGENDALIAN BIAYA, MUTU DAN WAKTU

Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian proyek

Pengendalian biaya pelaksanaan diproyek

 Pengendalian waktu

 Pengendalian mutu

Pengendalian biaya, mutu dan waktu merupakan bagian yang utama agar suatu proyek dapat diselesaikan dengan waktu yang tepat, biaya yang kompetitif dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan memenuhi persyaratan pelanggan.

Proses pengendalian hasil pekerjaan merupakan persyaratan standar yang mencakup :

 uraian karekteristik hasil pekerjaang  prosedur dan instruksi kerja  penggunaan peralatan yang sesuai peralatan ukur yang dikalibrasi  pelaksanaan pengukuran dan pemantauan  penyerahan dan pemeliharaan proyek.

Pengendalian biaya, mutu dan waktu merupakan lingkup utama seorang pelaksana dalam menjalankan pelaksanaan pekerjaan, guna diperoleh hasil yang memuaskan bagi pengguna jasa sesuai ketentuan dan persyaratan dalam spesifikasi teknik.

Dalam pekerjaan konstruksi di perlukan suatu mekanisme manajemen dan mekanisme pengendalian guna mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek tepat mutu, biaya dan waktu yang mencakup aspek teknis dan administratif.

Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian  kegiatan tersebut merupakan suatu ukuran keberhasilan apabila mutu produk akhir dicapai sesuai dengan perencanaan teknis dan sesuai koridor waktu yang telah disepakati sejak diterapkannya spmk sampai fho  tahapan dari kegiatan tersebut meliputi :

1.      Persiapan dokumen

2.      Rencana pelaksanaan proyek

3.      Persiapan fisik lapangan

4.      Proses pembayaran

5.      Penyesuaian/ perubahan biaya

6.      Perselisihan

7.      Serah terima

Pengedalian biaya pelaksanaan

 secara konseptual pengendalian biaya terfokus pada kondisi rentabilitas dan likuiditas agar perimbangan pendapatan dan biaya proyek tetap terjaga.

Dilihat dari sudut rentabilitas dan likuiditas kondisi proyek dibagi dalam 4 (empat) kelompok :

1.      Rentabilitas bagus dan likuiditas bagus.

2.      Rentabilitas bagus dan likuiditas jelek.

3.      Rentabilitas jelek dan likuiditas bagus.

4.      Rentabilitas jelek dan likuiditas jelek.

Besar kecilnya modal yang diperlukan dalam suatu proyek dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain :

1.      Persyaratan pembayaran yang diatur dalam kontrak.

2.      Kebijakan opersional (pelaksanaan kegiatan proyek).

3.      Grafik penerimaan

4.      Grafik biaya